La carga masiva de las partidas abiertas (deudas pendientes con clientes o proveedores), que es un paso habitual en la puesta en marcha de una implantación de Etendo, se realiza mediante unas ventanas concretas que facilitan el proceso. Te explicamos cómo usarlas.
Importar facturas de venta (compra)
La ventana a utilizar para las facturas de venta es: Importar facturas de venta
(La ventana a utilizar para las facturas de compra es: Importar facturas de compra)
Estas ventanas permite importar un fichero excel, que debe de tener un formato concreto de columnas. Al procesar el fichero, se generarán las facturas con las líneas pendientes de cobro, directamente en estado COMPLETADO.
Algunas indicaciones a la hora de confeccionar el excel:
- Se deben de generar dos excels diferentes, uno para ventas y otro para compras.
- Si de una factura sólo se debe un vencimiento, en la excel debe aparecer sólo ese vencimiento. Lo «ya cobrado» o «ya pagado» no importa para esta migración de datos, sólo lo pendiente.
- Cada línea de ese excel representa una línea de factura pendiente de cobro o pago.
- En función de que el impuesto que aplique sea un 21, 10, 4 o 0, se debe indicar como producto el GEN021, GEN010, GEN004 o GEN000 (si hubiese algún impuesto extra, o retención, se indica en otra columna como observación. Esos casos probablemente sea mejor crearlos manualmente.)
- Si una factura tiene dos IVAs, entonces en el excel aparecerán dos líneas.
Valores por defecto
Los productos que se indiquen en las líneas del excel (GEN021, GEN010, GEN004, GEN000) deben de crearse previamente, indicando Identificador, Nombre, Categoría y Grupo de impuesto. El campo más importante es precisamente el Grupo de Impuesto, donde:
- GEN021: IVA Normal
- GEN010: IVA Reducido
- GEN004: IVA Super Reducido
- GEN000: Exento
Si los productos son Servicios, entonces se deben elegiar los grupos de impuestos que hacen referencia a «Servicios.
No es necesario asociar los productos a ninguna tarifa.
Para otros datos relativos a la factura como el método de pago, las condiciones de pago o la cuenta financiera, el sistema toma unos valores por defecto que se especifican a nivel de Entidad:
Ejecución del proceso
Al rellenar los datos de la ventana:
Notar que hay que seleccionar cuál es el tipo de documento a usar para las facturas de venta normales, y para las rectificativas, caso de haber varios tipos de documento en cada caso.
Al pulsar el botón Procesar se valida la información dele excel, y se realiza la grabación de las facturas.
El sistema devuelve el resultado de las validaciones y de las operaciones:
Si las facturas (por número de documento) ya existiesen en el sistema, no se crean y aparece un mensaje advirtiendo de ello.
Por último, si se marca el check «Crear cobro», el sistema crea la factura y al mismo tiempo el cobro, que se procesa y deposita (o reintegra) en banco.
